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업무 생산성을 높이기 위해 해야할 것과 하지 말아야 할 것

넷뱅 / 넷뱅담당자 / 17. 08. 25. 오후 12:38


어제 문득 든 생각인데, 우리의 인생도 자연 현상과 많이 닮은 것 같다. 

노를 저으면 물살을 가로지르며 나아간다. 

왼팔, 오른팔 힘의 강도, 회전속도, 박자 비중에 따라 방향이 달라진다. 

노를 놓으면 보트는 목적성을 잃은채 둥둥 떠다니며 정체 상태로 있는다. 

 

하고자 하는 의지가 강하고 철저한 계획이 있다 하더라도 모두에게 공평하게 주어진 시간은 한정되어 있고, 체력 또한, 기존 체력 이상으로 무리할 수 없다.  능력도 마찬가지다. 지금 내가 갖고 있는 능력의 범위란 게 있다.   

 

사업운영 하면서 겪은 시행착오는 결과적으론 경험이 되지만, 많은 기회비용 또한 발생한다.  경영학원론에서 생산성을 운운할 수 밖에 없는 이유가 여기에 있다. 누구나 다 알지만, 한번쯤 짚고 넘어가야 할 것들이 있는 것 같아 정리를 해보았다. 



DO 해야할 것

 

시간분배하기

흘러가는 시간이 제일 아깝다.  사무실에서 8시간 기껏해야 오래앉으면 12시간이라 쳐도 그사이 전화응대하고 미팅하러 나가고 왔다갔다 오가는 시간도 있고 어떤 업무를 할 때 제일 시간낭비를 하는지 파악하고 그것을 최대한 자동화하면 좋다.  예를 들어,  고객들을 일일이 대응하는 시간이 오래걸릴 때에는 회사 전화 통화연결음을 ARS로 하는 것도 한 방법이다.   


반복적인 업무는 루틴으로 짜기.  

사실 나는 다이어리를 꼼꼼히 쓰는 편은 아니다.  대략적인 약속, 미팅은 TimeTree 라는 앱을 쓰고,  그날그날 해야할 업무목록은 GoogleDoc 에 적는다.  만약, 여러분의 경우 종이 다이어리에 꼼꼼히 오늘 할일, 일주일 할일을 적는 편이라면, 이제는 스마트폰에서 제공하는 일정앱 사용을 조심스럽게 권장한다.  

요즘에 앱스토어나 구글 플레이스토어가면 무궁무진한 시간표, 일정관리 앱이 나와있다.  괜찮은 무료앱도 많고 거기에 1$언저리만 좀더 추가하면 꽤 오래 쓸만한 비서같은 앱도 있으니 한번 살펴보면 좋을 것 같다.  


오전에 제일 하기싫은 일, 흥미없는 일부터 하기. 

하기 싫은 일을 오전에 하는게 생산성을 제일 높여준다고 한다.반전이지 않은가.  굳이 아침에 할 필요 없다고 생각이 든다면,  다른 시간대를 고르면 된다.  가령, 점심먹고 직후 라던가,개개인차가 있겠지만, 본인이 생각하기에 제일 일잘되는 시간대가 최적의 시간대가 아닐까. 


Love what you do.  

좋아하는 말 중의 하나.  지금 하고 있는 일이 본인이 정말 열정있게 하는 일이라고 생각하고 일하는 것.일생에서 이 일을 두번 다시 하지 못할 것처럼. 


일단 시작해라.

그냥 시작해라.  해야할 일은 산더미고 뭐부터 해야할지 모르겠다면, 일단 아무 일이나 시작해보자. 


쉴땐 쉬어야 한다.

정기적으로, 규칙적으로 쉬는게 중요하다.  장기휴가가 아닌 이상, 짧게는 몇분이더라도 휴식을 취하는게 좋다. 하루 업무시간중에서 몇시부터 몇시몇분까지는 10분 15분정도 휴식을 취하고 (나의 경우, 3시반에서 4시 사이) 다음 일을 보는 것을 권유한다.



DONT 하지말아야할 것

 

계속되는 연속야근은 비추. 

야근을 할 수 밖에 없는 상황이기에 집에 못들어가는 것은 대한민국 국민 누구나 안다. 하지만,야근을 하면 좋지 않은 이유는 그다음날, 분명히 업무에 지장이 간다.  피로는 누적되기 때문이다.  이 글을 읽으시는 분이 예비창업가이거나 스타트업이 대표라면, 야근권장은 비추하는 신문화를!  


혼자서 모든것을 다하려고 하지말기.  

내가 못하는 분야는 인정하고, 인지하고 전문작업자에게 아웃소싱, 외주를 주는게 비용으로나 시간절감으로나 훨씬 이득이다.   아니면 말단 직원에게 일을 주거나 원격사무보조해주는 프리랜서도 있다. 자잘한 일이나, 디자인, 영상 등 전문스킬을 요하는 작업은 맡기고, 여러분은 여러분 사업이나 업무에 있어서 더 중요한 일을 하는게 좋다.  


멀티태스킹은 지양하기. 

최적의 생산성을 위해선 시간대비 한가지 일에 몰두하고 하나 해치우고 그다음 일처리를 하는게 낫다. 


모든 전화문의에 일일이 답변하지 말기.

걸려오는 문의전화를 필터할 필요가 있다.  정말 도움이 필요한 건을 제외하고는, 본인이 직접 할 수 있는데 귀찮거나, 사이트 고객센터에 보면 답변이 나와있는데 굳이 전화로 묻는 경우가 상당하다.모든 전화에 친절히 일일이 대응할 필요는 없다.   개인 연락처를 알려주면 그다음부터는 회사전화가 아니라 개인폰으로 연락이 온다.   직급이 높거나 사장/대표라면 전화업무는 경영지원 담당자에게 넘기거나 위에서 말했듯 ARS전화연결음을 제작하거나 카카오톡 옐로아이디를 개설해서 카톡으로 상담을 받거나 고객센터 자주묻는질문 코너를 편리하게 할 필요가 있다.  


현재 갖고있는 스킬에 안주하지말기. 

타이핑 속도 늘리는 연습을 하는 것도 좋다. 타이핑 속도가 빠르면 보통 비례해서 가독력 속도도 빨라지는 편이니까.  사실, 타이핑은 한 예로 든거고, 뭐든지 항상 현재의 내 상태보다 더 나아지려고 노력하다보면 어느새 나의 업무 생산성은 이전보다 더 많은 양의 업무를 동일 시간대비 해치울 수 있을 것이다.  

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