스타일쉐어 CS센터 구축하기

안녕하세요. 스타일쉐어에서 PM을 맡고있는 박성환 입니다.

스타일쉐어는 2011년 패션 커뮤니티로 시작해 2015년 10월 beta 오픈, 2016년 4월 정식으로 스토어 기능을 오픈하였습니다. 즉, 마음에 드는 패션스타일을 보는 곳이 기존의 스타일쉐어 였다면, 이때부터 정보만 얻는 것이 아닌 마음에 드는 스타일을 직접 구매 가능하게 되었습니다.

그러면서 스타일쉐어는 서비스적으로도 그리고 조직적으로도 많은 변화를 하게 됩니다. 그중 조금 더 다양하고, 빠른 피드백을 줄 수 있는 CS센터의 필요성이 생겨납니다. 기존에도 CS활동은 있었지만, 서비스 피드백에 대한 이메일/앱스토어 리뷰에 대한 응대였다면, 스토어 기능이 들어간 후부터는 훨씬 더 즉각적으로 해결이 필요해지는(취소, 반품, 교환, 상품문의) 문의사항이 새롭게 발생합니다. 이에 따라 스타일쉐어 CS프로세스는 큰 변화를 하게 되고, CS팀도 함께 생성되었습니다.

이 변화에서 겪은 여러 경험을 기록해보려 하고, 그중 우선 스타일쉐어 CS센터를 구축하면서 느낀 바를 2번에 걸쳐 남겨보려고 합니다. 이번 내용은 첫 번째인 ‘CS센터를 어떻게 구축했는지’에 대한 부분을 다뤄보겠습니다.

위 내용에 대해 위키백과에서는 아래와 같은 문구를 인용하여 설명합니다.

고객 서비스는 고객 만족 수준을 강화시키는 일련의 활동이다. 다시 말해 이는 제품이나 서비스가 고객의 예측을 만족시키는 느낌을 말한다.

즉, CS란 고객 만족에 대한 활동이며, 구매활동에서 일어나는 여러 가지 예측을 적절한 시간, 적절한 장소에서 해결해 줄 수 있어야 합니다. 온라인 쇼핑에서 발생하는 고객의 ‘예측’은 크게 결제, 배송일시, 반품, 교환 등으로 나눌 수 있습니다. 이와 같은 예측들을 사용자가 원하는 시간에 편한 방법으로 문의하고, 그에 대한 답변을 빠르게 제공할 수 있는 피드백 채널을 고려하게 되었습니다.

어떤 CS채널을 추가로 제공할 것이며, 어떻게 구축할 것인가?

기존 서비스 피드백을 받던 이메일/앱스토어 리뷰에 대한 채널은 있었지만, 위 채널은 고객이 문의사항이 있을 때 즉각적으로 해결될 것이라는 인지가 부족해, 전화와 채팅이라는 2가지 채널을 추가로 오픈하였습니다.

전화문의(Call)

온라인 쇼핑의 CS채널 중 가장 전통적이고, 기본적으로 인지하는 문의 채널입니다. 하루에 전화 문의 수가 10~30콜 이하가 유지된다면 다른 준비들은 필요 없이 일반 전화로도 응대할 수 있지만, 100콜 이상의 전화문의가 오거나 지속해서 증가하는 경우 아래의 기능들을 필요로 하게 됩니다.

1. 통계: 어떤 종류의 문의가 오는지, 들어오는 문의 중 얼마만큼 받고 있는지, 평균 응대 시간은 어떻게 되는지 등의 현황 및 개선에 필요한 데이터를 모으기 위함.
2. 호 분배[^1]/전환: 100통 이상 인입이 되는 경우 다수의 CS매니저가 응대를 하게 되는데, 이때 효과적으로 근무 인원에 대한 분배 및 사안에 대한 전환이 되어야 나누어서 응대가 가능하다. [^1]: 착신번호 각각에 대해 착신비율 지정이 가능한 기능입니다.
3. 운영시간별 응대: 전화응대를 24시간 365일 진행할 수 없기에, 응대 불가능 시간에 대해 사용자 안내가 진행되어야 한다. 서비스내의 안내 뿐만 아니라 자동 응답멘트도 달라져야 한다.
4. 콜백: 모든 매니저가 응대를 진행 중일 때 들어온 문의 전화를 못 받게 되는데, 이에 대해 선 연락하여 문의를 이어갈 수 있게 시간과 통화 가능한 번호가 남겨져야 한다.
5. 녹취: 문제가 되는 CS문의 해결과 개선을 위해 전화문의 내용이 녹음되어야 한다.
6. 대표번호: 여러 개의 전화번호로 응대를 하게 되는데, 이를 사용자에게는 15XX-XXXX로 만들어지는 대표번호 하나만으로 안내할 수 있어야 한다.

위 기능들을 모두 제공하기 위해서는 독자적으로 개발하는 것은 현실적인 어려움이 있어, 위 기능 기반으로 제공하는 서비스를 통해 구축하였습니다. 통신사에서 제공하는 서비스(인터넷 전화 사용 시)는 아래와 같습니다.

• KT biz centrex
• LG U+ 클라우드 컨택
• SKT Biz Point

(가격대는 1회선당 5~10만 원 정도로 유사하고, 기타 기능들의 차이도 현재는 크게 없어 사무실에서 사용하는 인터넷 상품과 결합으로 인한 할인이라든지, 기타 필요조건에 대한 상담 후 진행하시면 됩니다.)

스타일쉐어 CS센터는 위 최소 요구조건으로 정한 위 기능들이 모두 속해있고, CS매니저분들이 이전에 사용해 본 경험이 있어 새로운 tool의 적응이 필요 없는 ‘LG U+ 클라우드 컨택’ 상품을 이용 중입니다.

채팅(Chat)

채팅 문의의 경우 사용자가 업무/수업 중에도 문의할 수 있고, 직접 스크린 샷이나 사진을 업로드 할 수 있어 15~25세 사용자들이 선호하는 문의 채널입니다. 채팅을 통한 CS프로세스를 진행하고자 하는 경우 직접 개발 혹은 CS를 위해 개발된 채팅 서비스를 사용하여 구축할 수 있습니다. 각각의 방법/서비스별 특성은 아래와 같습니다.

스타일쉐어 CS센터는 기존에 사용하고 있던 옐로아이디 채널을 이용할 수 있고(상담톡), 현재 여러 명의 CS매니저가 응대를 하기에 어드민 기능이 가장 세분화된 해피톡을 채팅 CS 서비스로 사용하고 있습니다. 직접 개발해서 구현하는 것이 가장 이상적이나, 우선은 채팅 CS에 대한 이해와 빠른 시일 내에 적용해야 하는 현실적인 고민이 있어 3rd party 서비스를 사용하는 것으로 결정했고, 추후 직접 개발을 통한 스타일 상담/추천/Chatbot에 대해 진행 할 계획입니다.

CS매니저는 몇명이 필요하고, 어떻게 채용하는가

1) 응대를 위해서는 몇명의 CS매니저가 필요한가요?

처음으로 쇼핑몰을 오픈하는 곳이라면 1명으로 시작하면서 늘리면 되지만, 아래의 경우에는 응대율¹을 유지하기 위해 인입 콜수의 계산과 그만큼의 문의를 지원할 수 있는 CS매니저가 준비되어 있어야 불편 없는 CS경험을 유지할 수 있습니다.

• 대규모 광고/이벤트를 통해 갑작스러운 주문건 상승이 예상되는 경우
• 이미 사용자들이 많이 방문하는 사이트에서 쇼핑 기능을 추가하는 경우

계산방식

(예상 일 주문건 수) x (1건의 주문당 평균 전화문의 비율) ÷ 1명의 CS매니저가 1일동안 받을 수 있는 전화문의 수

위와 같이 필요한 CS매니저 수를 예측하기 위해서는 아래의 정보가 필요합니다. 그리고 아래 정보의 경우 처음 대입하고자 할 때에 기준값이 없기에 지금까지 커머스 서비스를 경험하면서 느낀 수치를 제시해드리려고 합니다(일반적인 패션/뷰티 쇼핑몰 기준). 추후 운영하면서 아래 정보에 대한 통계치가 마련되면 해당 수치로 계산하는 것을 추천해 드립니다.

1. 1명의 CS매니저가 1일동안 받을 수 있는 전화문의 수
   • 대기 콜이 언제나 존재하는 경우는 1명이 하루에 80~100콜도 가능하지만, 이 경우 대기시간이 상당수 걸리기에 사용자가 긴 대기시간 없이 응대가 되기 위해선(80% 이상의 응대율) 40~50콜이 적당하다.
2. 1건의 주문당 평균 전화문의 비율
   • 신선식품이나 당일/예약 배송 등과 같이 특이 케이스의 배송상품이 아닌 경우 경험상 1건의 주문당 10~15% 비율로 전화문의 수를 보였다.
3. 예상 일 주문건 수
   • 예상 방문자 x 구매 전환율

예를 들어, 1월 27일부터 설 관련 이벤트를 진행해 하루 약 3,000건의 주문 건수가 예상되는 경우 아래와 같습니다.

(3,000건 x 15%) ÷ 50콜 = 9명

즉, 위와 같은 이벤트 시기에 먹통이 되지 않는 CS센터를 유지하기 위해서는 약 9명 정도의 CS담당 인원이 배정 or 채용 해야한다는 기준으로 준비를 하고 있습니다.

2) CS매니저 채용방식의 차이(외주/파견/자체)

CS매니저의 역할이 무엇인지, CS센터에서 어떤 것이 중요한지에 따라서 채용방식도 나뉠 수 있습니다. 각 채용방식에 따른 장단점을 적어보았습니다.

1. 외주/파견: CS매니저는 외주 회사의 소속/관리이며, CS센터가 외부에 존재하거나 파견의 경우에는 외주회사 소속의 CS매니저가 회사로 출근도 가능하다.
   • 장점: 커머스의 특성상 대규모 광고/이벤트에 따라 문의 건수가 폭증하게 되는 케이스가 종종 발생하는데, 외주회사의 경우 상시 CS담당 인력을 보유한 채로 여러 서비스의 CS를 대행해주므로, AWS 클라우드 서비스처럼 거래/문의량이 폭증할 때에는 늘렸다가 종료되면 줄이는 형태로 응대율 커버가 용이하다.
   • 단점: 외부에 CS센터가 존재하는 경우 정기적인 교육은 존재하지만, 꾸준히 개선 아이디어나 기타 커뮤니케이션이 용이하지 않고, CS센터 전담 외주의 경우 CS매니저 10명 정도의 규모부터 사용 가능해 초기 커머스 서비스에서는 사용하기 어렵다.
2. 내부 채용
   • 장점: CS매니저로서 전화/기타 문의 응대뿐만 아니라, 다른 역할(개선점 수집/마케팅 활동)을 정의할 수 있고, 빠른 커뮤니케이션 및 서비스 특유의 응대 문화를 구축할 수 있다.
   • 단점: CS매니저들의 인원수를 대폭적으로 늘이거나 줄이는 것이 용이하지 않으므로, 대규모 광고/이벤트로 인해 폭증하는 기간에는 응대율을 지키기가 매우 어렵다.

스타일쉐어 CS센터의 경우에는 모든 CS매니저를 내부 채용하고 있습니다. 단순 응대보다 저희 CS센터는 사용자 마케팅 활동의 최전선이라 생각하며, 서비스 개선점 수집, 구매 문의 외의 스타일 상담 진행, 빠른 커뮤니케이션 등의 기타 미션도 함께 CS매니저분들의 역할로 진행하고 있습니다. 다만, 응대율 커버를 위해서 ‘응대 자동화’, ‘문의 내용을 콘텐츠화하여 문의 수 감소’ 등의 노력을 지속해서 진행하며 부족한 부분을 보완해 나가고 있습니다.

마무리

StyleShare의 경우 스토어 기능의 오픈을 대규모 이벤트와 함께 시작했고, 기존 사용자들이 모여 있었던 플랫폼이었기에 거래량/문의 수 예측을 통한 CS센터 구축이 중요했습니다. 커머스는 사용자가 상품의 만족뿐만 아니라 상품을 보여주고, 소개하는 방식 / 결제의 간편성 / 빠르고 예측 가능한 배송 등과 함께 즉각적이고 편리한 CS도 사용 경험상 중요한 요소라 생각하고 있습니다. 그렇기에 구축 시 ‘대규모의 문의량을 시작부터 소화할 수 있을 것’과 ‘개선이 용이한 형태’ 를 중요하게 생각하고 하였습니다.

하지만, 아직 고민과 문제점은 많이 남아있습니다. 앞으로 스타일쉐어 CS프로세스가 해결해야 하는 과제는 크게 아래 2가지를 우선적으로 바라보고 있습니다.

1. 채널 다양화에 따른 고객정보 통합: 문의 채널이 다양화되면서 문의내역/사용자 정보를 로깅하는 공간도 분리가 되고 있습니다. 그러다 보니 이를 한 곳에서 보고/기록하는 형태로의 개선이 필요합니다.
2. KPI: KPI라고 하면 딱딱하게 보일 순 있으나 CS프로세스의 방향에 맞는 KPI를 만들고자 하는 이유는 꾸준한 개선과 동기부여 입니다. CS매니저는 특성상 회사가 가장 즐거울 때(주문량 증가)가 가장 바쁘고, 힘든 업무가 됩니다. 그리고 일반적인 CS센터의 KPI인 ‘응대율’, ‘1인당 응대 콜 수’ 등으로 하기에는 저희가 바라보는 CS방향(효율화 < 만족도)과 달라 이에 대한 정의가 필요하여 이 작업을 현재 진행 중에 있습니다.

이번 글에 이어 정리할 StyleShare CS프로세스 2번째 내용은 위의 고민을 어떻게 해결하려 했는지에 대한 시도들을 다뤄 볼 계획이며, 빠른 시일 내에 정리해보도록 하겠습니다. 감사합니다.

1. 고객이 연결을 요청한 전체 전화문의 중 CS매니저가 연결된 비율, 일별 전체 문의 수(부재 포함) ÷ 일별 전체 응대 진행된 문의 수 ↩

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