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오전회의가 시작되었습니다. 일단은 졸립니다. 커피를 들고 출근을 하긴 했지만, 그 정도의 카페인으로는 아침잠 대악마를 이길 수가 없죠. 오늘의 회의 주제는 '우리 회사 브랜딩 뜯어고치기' 입니다. 침을 삼키며 긴장감이 어린 표정들이 가득합니다. 대표님의 표정은 사뭇 진지합니다. 이제부터 극한업무 '회의'가 시작됩니다. 회의라는 것은 모든 직장인들에게 점심메뉴 고르기만큼 어려운 업무입니다. 회의라는 것은 '모을 會 / 뜻 意', 즉 '뜻을 모은다.' 라는 뜻입니다. 회의가 어려워지는 것은 이 두 글자 때문입니다. 뜻을 내는 것과 그걸 모으는 일이지요. 생각보다 우리는 우리의 생각을 밖으로 표출하거나, 드러내 본 적이 없습니다. 당연히 모아본 경험도 그리 많지 않습니다. 경험의 부재는 자꾸 어긋난 방향의 회의를 만들고, 어긋난 결론에 도달합니다. 그런데도 회의는 필수불가결한 업무요소 중 하나입니다. 그 방식은 물론 다양합니다. 원탁의 기사 컨셉도 있고, 독재자놀이도 있고, 모란시장 컨셉도 있고, 취침시간, 헥소고지 전투 컨셉 등..뭐 직원들의 성향과 비즈니스의 특성에 따라 각각 달라집니다. 그러나 그 과정이 어떠하던 결론적으로 "행동을 만든다." 라는 것에는 변함이 없습니다.음? 행동을 만든다고? 그렇습니다. 일단 이 정의부터 잡고 들어가봅시다. 회의는 결론을 내거나 솔루션을 만드는 것이 아닙니다. 잘 생각해보세요, 국K-1이 멱살잡고 의사봉을 집어던지고 마스크를 쓰거나 연필을 책상에 세우는 등 다양한 행위를 통해 그렇게 치열한 논쟁을 벌이는 이유가 무엇인가요? 그렇습니다. 그들은 '표결'을 하기 위함입니다. 이것을 '진행할 것이냐, 아니냐.' 를 결정하기 위해 갑론을박을 하는 것이죠. 그러나 업무의 회의는 정책회의와는 다릅니다. 우리는 정해진 어떤 두 항목 중 택일을 하는 것이 아닙니다. 표결에 부쳐 가부를 결정하는 과정이 아니죠.(물론 아예 그런 회의라면 또 모르겠습니다만) 회의시간엔 말을 통한 솔루션을 내는 것이 아닙니다. 솔루션은 행동을 통해 만들어지는 것이죠. 회의에선 바로 "어떤 행동을 할 것이냐?" 에 대한 결정을 내리는 것 뿐입니다.어떤 행동을 할 것이냐? 에 대한 결정을 내리는 것 뿐입니다.이 포커스가 자꾸 어긋나서 '해결방안' 을 만드는 것에 초점이 맞추어지면 전설의 탁상공론이 탄생하게 되는데, 그 결과는 코엑스 앞에 말춤 손목동상같은 것들이라고 할 수 있습니다. 책상에선 아무것도 해결할 수 없습니다. 뜻을 모은다는 것은 서로의 현명함과 지식을 끌어모아서 자랑질을 하자는 것이 아닙니다. 또한 전문가집단이 아니므로 학술적인 결론을 내는 것도 아닙니다. 따라서 오늘은 '행위를 만드는 것'에 초점을 맞춰 회의의 프로세스를 한 번 정리해보도록 하겠습니다. 물론 이 프로세스는 그냥 예제에 가까운 가이드일 뿐입니다. 실제 클라이언트사에서 브랜딩회의를 진행할 때 주로 제가 사용하는 방법이기도 합니다. 폭망한 적도 있고, 꽤 좋은 결과를 낸 적도 있었죠. 그러니 각각의 회사 성향에 맞게끔 쏙쏙 자체 필터링을 하신다면 흥미진진하실거라 생각합니다.0. 회의하쟝회의하러 가쟝출근하자마자 회의실로 모이라는 건 잔혹한 일입니다. 이론적으로야 당연히 9시는 출근시간이 아닌 업무시작시간입니다. 그러나 9시가 딱 되었다고 해서 갑자기 정신이 또렸해지고 영혼이 깨어나면서 없던 인사이트가 폭발하는 것은 아닙니다. 여전히 졸립고 피곤하고 멍한 것은 사실 대부분 마찬가지입니다. 그러니 딜레이타임과 자료준비 시간은 어느정도 확보하는 것이 좋습니다.회의 당일날 실무자들은 일단 출근하자마자 5가지 일을 챡챡 하도록 합시다.1. 커피사오기커피는 알아서 사옵니다.2. 물티슈로 책상닦기왠지 정돈된 느낌을 받을 수 있습니다. 물티슈는 DC백화점에서 구매한 100매에 990원짜리 싼 것을 쓰도록 합시다. 키보드를 뒤집어 털어주면 거대한 드러움과 알 수 없는 쾌감을 느낄 수 있습니다.3. 간밤에 들어온 메일확인 및 첨부파일 정리CC걸린 메일도 확인합니다. 첨부파일은 다운받아서 각 프로젝트 폴더에 저장해놓도록 합시다. 파일명이 이상야리꾸리하면 바꿔줍니다.4. 금일 to do list 정리메일은 크게 보고/진행/요청으로 나뉘어지는데 업무 리스트도 보고할 것, 진행중, 요청받은 것으로 쪼개서 정리합시다. 보고는 회의전 모두 진행할 겁니다. 진행중인 것들은 루틴업무로 뺍니다. 요청받은 것들은 진행중인 것들과의 선후관계를 따져 우선순위를 설정합니다. 각 할 일 옆에는 이거 끝내는데 몇 분 걸릴 지 러닝타임에 기재해주고, 1~5순위까지 정해서 먼저 처리할 것들부터 나눕니다. 1. 양이 적고 급한 것2. 양이 많고 급한 것3. 양이 적고 안 급한 것4. 양이 많아 안 급한 것순서로 정리합니다.5. 회의자료 정리회의자료는 쓸데없이 복잡하게 만들지 말고, 숫자달아서 리스팅합시다. 1. 회의실에 앉아보쟈사실 서서하는 회의가 더 효율적이란 얘기도 있습니다. 15분안에 끝나고 졸림도 예방할 수 있고 뭐..등등. 원하신다면 한 번 시험삼아 해보시는 것도 좋겠습니다만 반발이 이만저만이 아닐 수 있습니다. 회의실엔 회의자료를 쨕 돌려놓습니다. 빔 당연히 켜져있어야 하고, 노트북 셋팅하고. 그리고 절대 간식을 빼놓지 맙시다. 간식은 생명이자 떡이요 구원입니다. 2. 회의시간을 지정합니다.사회자 : 오늘 회의는 60분안에 끝낼 겁니다팀원 : 뻥치시네.시간 지정 중요합니다. 한도 끝도 없이 모여서 논쟁만 나눈다고 될 일이 아닙니다. 그렇게 끝난 회의에게서 카타르시스를 느끼거나 오늘 하루 보람찼다!!라고 느끼는 건 변태입니다. 의사결정은 빠르게!! 행동은 디테일하게 하는 것이 더 중요합니다.3. 회의 주제를 던집니다.코난 말투로 회의주제를 던집니다. 사회자죠."내 이름은 코난, 사회자죠. 이 공간엔 모두 10명의 사람들이 있어요. 어젯밤 11시, 우리 회사 브랜드가 죽었습니다. 회사엔 외부인이 전혀 없었고 브랜드는 현망진창이 되어있었어요. 이건 완벽한 밀실살인이예요. 지금부터 브랜드를 죽인 범인을 찾아낼 때까지 다들 한 발자국도 못나갑니다."4. 현재 상황에 대해 짧고 간결하게 브리핑을 합니다.창업전설까지 거슬러 올라가며 오래 전 그 날을 끄집어내란 얘기가 아닙니다. 현상황이 더 중요합니다. '현재 저희와 유사한 업체가 3개 있는데 그 중 1개업체가 우리 점유율을 앞질렀습니다.''대외적 인지도도 훨씬 높습니다. 우리의 트래픽 자체는 크게 변하지 않았지만 SNS상에서 그들의 프로모션 이벤트가 크게 회자되면서 이미지를 선점하고 있어요.''현재 우리는 네이버연관검색어 등 유료마케팅을 통한 고정유입률만을 유지하고 있습니다. 늘지도 줄지도 않고 있죠. 그러나 현재 이 유입을 통한 전환이 굉장히 높은 편이라 유입율 자체에 대한 아젠다는 생략하도록 하겠습니다.''대신 오늘은 브랜드의 이미지구축과 시각화를 위한 방안회의를 할 겁니다.'5. 용어정의를 내립니다. 다들 이 부분을 굉장히 간과합니다. 용어정의. 회의란 것은 기본적으로 한 가지의 주제를 여러사람이 생각하는 과정입니다. '이미지' 란 단어를 듣고 김대리는 "로고?" 라고 생각하고, 박팀장은 "소비자의 니즈?", 김실장은 "우리의 컨셉?" 등 각각 다른 그림을 떠올리고 생각한단 말이죠. 다 좋은데 이런 식이라면 다각적인 인사이트가 아니라 그냥 아무말대잔치가 되버리고 맙니다. 영역을 쪼개는 것이 아니라, 한 영역에 대한 다양한 시각을 모으는 것이 회의예요. "여기서 이미지. 라고 함은 시장이 아닌, 우리가 우리를 규정하는 1인칭관점을 의미합니다. 따라서 시장의 평가보단 우리 비즈니스를 우리 입으로 먼저 정의내리도록합니다. 이것은 텍스트, 비쥬얼 두 가지 방향으로 나눌 것입니다. 텍스트는 한 단어, 한 문장, 간단한 보일러플레이트 제작 이렇게 3가지로. 비쥬얼은 '키비쥬얼, 로고시스템, 브랜드패턴' 이렇게 3가지로 나누도록 하겠습니다."일단 소비자의 원함이나 서비스의 편의성등은 차치하고, 우리 입으로 말하는 우리 이미지부터 정확하게 규정하잔 것이 아젠다군요. 그렇다면 일단 내부의 결을 맞추는 작업이니 내부 인원들의 얘기를 한 번 들어봐야 겠네요.6. 의견을 개진합니다.의견 있는 사람?항상 여기에서 폭망입니다. '자, 의견 있으면 얘기해보세요.' 라고 하면 모두가 예상하는 바로 그 장면이 등장하죠. 인간의 사고는 프레임에 의해 움직입니다. 프레임이 없이 너무 큰 자유를 선사하면 기뻐서 우주로 사라져버리고 말죠. 적당한 제한사항과 프레임을 하나하나 규정해주는 것이 엄청 중요합니다. 그래서 회의 진행자는 담날 회의를 위해 철저하게 기획하고 운영안을 짜서 움직여야 되요. 그냥 모여서 얘기해야지...라는 개념이 아니라 소규모 사내 행사운영한다는 생각으로 타임라인별 멘트, 회의운영안이 필요하단 말이죠. 에이 뭘..그런 것까지!!!....라고 고개를 가로젓는 순간 어제의 회의가 앞으로도 영원히 복붙되고 말거예요."일단 우리 브랜드를 색깔로 한 번 묘사해볼까요? 각자 우리 브랜드는 어떤 컬러에 가까운 지 1분간 생각후에 얘기해보도록 해요."이렇게 미장센과 코드가 존재해야 해요. '색깔' 이라는 코드를 주면 사람의 사고는 빨주노초파남보 등으로 한정되기 시작하고 한정된 정보안에선 각각의 유사성과 대조점을 발견하기가 굉장히 쉽습니다. 함수관계와 비슷해요. 일단 정의역을 제공하고, 공역을 제공해야 대응관계를 만들어낼 수 있죠. 정보는 단일로 존재할 땐 쉽게 인식되지 않습니다. 항상 어떤 것과 연결된 '유기성'을 지니고 있을 때 의미를 갖죠. 사회자의 질문은 엄청나게 중요합니다.7. 쳐내고 모으고 나누고 곱한다.각각의 의견들이 책상으로 쏟아지면 누군가는 그것들을 모두 기록하면서 하나로 모으고 있어야 해요. 사람들은 생각보다 남의 의견을 잘 듣지 않습니다. 그리고 '말해보라' 라고 했지 '들어보라' 라고 하지 않았기 때문에 '내가 담번에 무슨 말을 할지' 에만 크게 집중하고 있는 상태입니다. 제3자 입장에서 그 회의를 관찰하는 사람이 있어주어야 합니다. 흔히 서기같은 사람이 가장 적합하죠. 텍스트로 그걸 변환하면서 정리를 하는 것입니다. 각각의 의견들의 공통점과 논외의 주장들을 구별하고 헛소리는 빼고, 공통적인 것은 묶고 반대의견은 따로 대립시키는 거죠. 그래서 크게 3가지 정도의 의견으로 압축시킵니다. 1가지는 너무 단편적이고 2가지는 택일의 상황을 유발합니다. 3가지는 서로 견제하는 느낌이고 4가지는 너무 안정적이예요. 5가지 이상부턴 복잡하고 많아보입니다. 3가지의 의견이 나오면 A,B그리고 어느쪽에 힘을 더 실어줄 C로 나누어지면서 지금의 여당,야당,3당과 같은 느낌의 균형이 맞추어지게 됩니다. 이렇게 3가지의 안으로 압축시킨 뒤 일단 쉬는 시간을 갖습니다. 이 작업은 20분 이내에 빠르게 쳐내는 것이 좋습니다.8. 쉬는 시간쉬는 시간은 회의를 하며 계속 그림을 그렸던 두뇌를 정리하고 생각들이 가라앉힐 텀을 주는 과정입니다. 대부분의 사람들은 말하면서 생각하기 때문에 자기가 말해놓고도 정리가 안되어 있거나 내가 무슨 말을 했는지도 모르는 경우가 많습니다. 이것들을 정리하는 것은 계속 생각하는 것이 아니라, 생각을 하지 않는 것이예요. 더도 말고 5분정도가 좋습니다.9. 의견선택눈치보지 말고 명확하게이제 의견을 선택합니다. 당연히 어떤 안이 선택되면 나머지 2개안을 냈던 사람들의 의견은 묵살되는 형태입니다. 이것에 대한 동의함과 설득의 과정은 반드시 필요합니다. 대신 질질 매달리기 보단 인정함과 합당한 이유를 설명해주는 것이 좋아요."아 나머지 두 개 의견을 내신 분께 죄송합니다..조금만 양해부탁드리고 힘들더라도 따라와주시면 감사하겠습니다.." 가 아닙니다. 이렇게 죄송, 힘들, 따라와, 감사해버리면 부탁도 아니고 뭣도 아니고 그냥 아무 따뜻한 말로 엿먹이는 느낌이예요. 차라리 이렇게 말합시다."나머지 두 개 의견은 매우 훌륭하였으나 현재 주어진 예산과 업무량의 여건상 우선 A안을 먼저 시행해보도록 하겠습니다. 추후 이 프로토타입이 괄목할 만한 성과를 내지 못할 경우 2안으로 B안을 택하도록 하겠습니다."감정적인 위로나 그런 군더더기 없이 합리적인 선택의 이유을 설명해주고 그럼 나머지 의견은 짬시킬건지 아니면 쌩깔건지 나중에 쓸 건지 등등을 정확하게 얘기해주는 편히 훨씬 인정받는 느낌입니다.10. 실무회의이제 업무분장을 합시다. 쪼개고 나누는 겁니다. 구체적인 실행단계를 만드는 일이죠. 이것은 앞서 2화 브랜딩, 일의 시작편 에서 설명했던 아래의 내용과 같습니다.01. 어떤 방식으로 전달할 것인가? – 채널, 방식, 제작방식, 시기, 기간, 컨셉 등02. 누가 얼마나 담당할 것인가? – 업무분장시작03. PM은 BM과 제일 비슷한 성향의 기획자가.04. 기획 서포트는 반대 성향의 담당자가05. 중재자는 관찰자 성향의 담당자가06. 실행과 운영은 모험가형 2명이07. 검토와 트래킹은 사색가1명이08. 기획안 도출과 프로토타입 제작은 언제까지09. 리브랜딩 제작물과 디자인 작업은 언제까지10. 사내 전체 공유와 적용 시기는 언제부터11. 대외노출과 공표는 언제12. 유지와 운영 점검의 1차 지점은 언제까지13. 해당 업무에 대한 각 팀 별 세부업무 관리는 어떤 식으로14. 총 예산은 어느 정도15. 1차 랜딩이 끝난 후 2차 유지보수비(고정비)는 어느 정도 책정16. 책임과 권한 부여각각의 업무분장과 행동화과정에선 모든 업무의 목표와 평가지표가 오늘 나온 주제로 합치되어야 합니다. 이 과정에서 각각의 업무로딩을 파악하는 것은 매우 중요합니다. 특히나 브랜딩업무는 뭔가 일을 만들고 늘리는 것이 장땡이 아니므로, 현재 업무 중 오늘 업무를 함에 있어서 걸림돌이 되거나 또는 필요없거나 이관, 지연해도 상관없는 것들을 분류해서 업무가 +a 로 과중되지 않도록 신경써야 합니다. 대부분 이 작업없이 그냥 일을 만들어서 뿌리기만 하니까 "회의실 = 일 만드는 공장" 이 됩니다. 항상 무언가를 뿌릴 때는 총량유지를 생각해보시는 것이 좋을 듯 합니다.11. 정리/조율회의안을 정리하고 전체공유합니다. 이 때 회의안은 그 자체가 곧 '업무목표'가 되므로 업무결과보고의 제일 앞장에 위치하는 것이 맞습니다. 그리고 짧은 회의시간에 미쳐 다 하지 못했던 각자의 개인사정 및 업무역량에 대한 조율은 실무자간에 따로 담배 or 커피타임을 통해 옥상에서 따로 처리하도록 재량권을 주는 것이 더 효율적입니다. 일단은 이렇게 11단계로 정리를 해보았습니다. 추상적인 의견들만이 난무하는 브랜딩회의는 시간 대비 성과가 굉장히 조악해질 위험이 있습니다. 결국 말로 시작해서 말로 끝나는 것이죠.망한 결론회의는 생각으로 시작해서 말로 그리고 행동으로 끝나야 합니다. 이 방점을 제대로 찍지 못하면 끝나고 나서도 뭘 해야할 지 모르고 구슬피 한맺힌 사내 지박령처럼 이리저리 영혼이 떠도는 상태가 된단 말이죠.생각보다 회의는 굉장히 어렵습니다. 치밀한 기획이 있어야 하고, 사회자의 역량도 중요합니다. 늘 보던 얼굴이라고 하지만 얘기하는 주제가 달라지면 갑자기 낯설어지는 것이 또 회사라는 곳입니다. 적절한 질문과 운영방식을 찾아내기 위해 정말 수도 없이 고민해야 하는 것이 회의죠. 단순히 즐겁고 웃고 떠들며 앙버터 치아바타를 나눠먹는다고 수평적인 회의실의 모습이 만들어지는 것은 아닙니다. 적막하고 졸음만 가득한 회의실도, 아무말과 별 대책없이 끝나는 회의실도 둘 다 그다지 좋은 모습이라고 할 수는 없죠. 회의는 속이 시원해야 하고 모두가 머릿속에 각자 어떤 일을 왜 하는지에 대한 그림을 그리고 나와야 합니다. 그래서 사실은 브랜딩을 위한 회의...라고 얘긴했지만. 이 회의실안의 모습이야말로 우리 회사의 문화와 역량을 가장 적나라하게 보여주는 Inner Branding 그 자체라고 하는 편이 더 좋을 것 같습니다.

일을 할 때는 반드시 업무분장이란 것을 합니다. 각자 일정파트의 업무를 담당하고 그것에 책임을 진다는 얘기이지요. 매우 행복하고 아름다운 얘기입니다. 그 큰 업무를 어떻게 다 해. 그러니 너는 디자인, 너는 발표, 너는 자료조사, 나는 글을 쓰는 것이죠. 어디서 많이 본 그림입니다. 그렇죠. 조별과제.조별과제전 대학교를 중퇴하고 때려쳤으니, 1년 좀 넘게 경험했고 여러분들은 4년 내내 경험하셨으니 더욱 잘 아시리라 생각됩니다. 조별과제. 공산주의가 망한 이유를 몸으로 체득할 수 있는 또 하나의 교양과목이자, 모두의 할머니 할아버지가 여러 번 돌아가시는 예토전생의 술법이죠. 이 조별과제가 나이를 좀 먹고 장소를 직장으로 옮기게 되면 '업무분장'이라는 이름으로 재탄생하게 되는데, 자꾸 지난 4년간 겪었던 호구의 추억이 되살아나는 듯한 기시감은 떨쳐내기가 힘듭니다. 오늘은 이 업무분장에 대해 알아보도록 하겠습니다. 브랜딩업무는 혼자 할 수 있는 수준의 업무량이 아닙니다. 게다가 그래서도 안되는 것이구요. 브랜딩은 기획단계부터 디자인, 실행, 회계까지 다양한 팀과 업무영역을 아우르게 됩니다. 그도 그럴 것이 브랜딩은 전사적인 단위의 액션이고, 단기적인 프로모션 따위가 아니기 때문입니다. 정체성에 관련된 문제이니 모두가 각 영역에서 하나의 가지를 담당해야 합니다. 그러니 전체직원이 30명이라면 30명이 함께하는 조별과제라고 볼 수 있겠네요. 우리의 경험상 4,5명만 단톡방에 있어도 그 중 한 두명은 반드시 잠수를 탑니다. 더불어 다른 한 명은 도무지 속도를 못 따라오고, 그나마 괜찮은 아이는 자꾸 집안에 무슨 일이 생깁니다. 나를 제외한 모두의 집안에 큰 우환이 생기는 무시무시한 프로젝트죠. 일단 이러한 집안의 큰 변고가 어째서 생기는 지 알아보도록 합시다.업무분장은 왜 항상 폭망인가.1. 방관자이론은 어디에나 적용된다. 내가 아니어도 누군가는 할 겁니다. 이거 못해도 월급은 받습니다. 혼나면 됩니다. 우리 중에 마피아가 있는거야..날로 먹2. 업무역량이 제각각이다.내 기대만큼 일을 잘하는 사람은 세상에 그리 많지 않습니다. 그리고 내가 생각하는 수준의 프로일잘러들은 이미 개인적으로 다 사업을 하고 있거나, 재야에 숨어있거나, 일하느라 바빠서 찾기 힘듭니다.고수들은 산 속에 숨어있다. 채용공고는 비둘기로 날리자.3. 누가 무슨 일을 하는 지 몰라.분명 회의시간엔 서로 나눈 것 같긴 한데 누가 무슨 일을 어떻게 맡고 있는 지를 정확하게 모릅니다. 옆 사람의 업무진행이 어디까지 되었고, 거기에 맞춰 나는 어느 수준까지 해야하는 지 등, 분장의 목표는 집단지성과 다수의 분업을 통해 효율적이고 높은 수준의 결과물을 내는 데에 있지만, 대부분 목표와는 다르게 집단게으름과 한 사람이 만든 것보다도 못한 혼란스럽고 괴이한 혼종이 탄생하는 경우가 많습니다. 느와르 영화 찍는 것도 아니고 도대체 왜 다들 자기 일을 숨기는 걸까요?그래서 나오는 괴이한 혼종...4. 사실은 커뮤니케이션을 못한다.사실은 숨기는 게 아니라, 말을 못하는 겁니다. 어떻게 말해야 할 지도 모르고, 서로 보고하는 것도 눈치보입니다. 솔직히 수평적관계라고 톰, 제임스, 하비 등 영어이름을 붙였지만 몸에 밴 수직적 마인드는 어쩔 수 없습니다. 1년차와 5년차인 내 명함에 똑같이 manager 라고 되어있는데다가 1년차가 자꾸 자기와 동등한 수준의 프로젝트를 맡는다면? 5년 차인 선배의 입장에선 각자의 역량의 차이가 있으니 당연하다. 라고 받아들이기는 여간 어려운 일이 아닐 것입니다. 그런데 자꾸 밖으로는 쿨한 척 해야하고, 속으론 '내가 니 위야' 라는 모순이 발생하면 입은 닫히고 가면만 늘어갑니다. 자꾸 가벼운 얘기들만 오고가고 진지한 싸움과 논쟁을 피하게 됩니다. 화를 내면 진다라는 묘한 명제는 분노의 진실성을 역설하고 있습니다. 먼저 진실을 내비친 사람이 패배하는 것이다라는 체면과 격식의 아이러니죠.눈치만 보는게지.5. 업무분장의 기준이 엉망이야.업무는 케이크쪼개듯 정확히 몇 등분으로 쪼개지지 않습니다. 반드시 많은, 중요한, 급한 일들이 발생하고 누군가는 그것을 떠맡아야 합니다. 업무분장의 기준은 대부분의 회사에서 '잘 하는 사람' 에게 집중되고, '손 빠른 사람'에게 과중됩니다. 직급높은 사람에게 책임직을 맡기고, 일 없는 사람들에게 자잘한 업무들을 던집니다. 그냥 상식선에서 이루어지는 분장이죠. 분장과정에서 이 사람의 역량이나 성향, 관심사나 이전 경험, 인맥과 인사이트가 고려되지 않습니다. 조장님 말씀6. 하던 사람이 계속 하는일이란 것이 참으로 그렇습니다. 사람뽑기가 세상에서 가장 힘든 것이 사업이죠. 그래도 회사에 나를 제외한 내 오른팔과 같은 존재가 한 명 정도는 있기 마련입니다. 대표도 사람인지라 당연히 열 손가락 깨물면 더 아픈 것이 있기 마련입니다. 그런데 대부분 그 아픈 손가락이 굉장히 일을 잘하는 사원이고 믿음이 간단 말이죠? 그러면 배려해주고 쉬게 해주는 것이 아니라, 더욱 많은 일을 맡깁니다. 이것은 상대적인 불신때문입니다. 이 사람이 잘하니까 일을 줘야지! 라고 생각하기 보단 실상 다른 직원에게 주려고 하다보니...고려할 사항이 너무 많습니다. 검증되지도 않았고 애매한 거죠. 그런데 일은 매번 중요한 것들입니다. 그르치면 손해가 막심할 것 같으니 믿음직한 사람에게 고개를 다시 돌립니다. 아이러니하게도 그 믿음직한 사람은 일이 과중되고 지쳐가기 시작합니다. 곧 그 믿음은 실수와 사고로 이어지기 마련이죠.7. 이해를 못함일을 잘하고 못하고를 떠나서 이것은 업무이해도의 문제입니다. 전체그림을 볼 수 있느냐의 문제죠. 브랜딩에 대해 얘기할 때 1화에서 '모든 직원이 내용을 알고 있어야 한다' 라고 꼭 찝었던 것은 이 때문입니다. 업무이해도가 떨어지면 레시피만 보고만든 믹스호떡처럼 괴생명체가 탄생하거나 도무지 처치곤란한 혼종이 등장하게 됩니다. 기껏 일은 일대로 하고 손해는 손해대로 보는거죠.뭐라는 거지...?8. 편가르기, 편애, 미운털, 관계가 망치는 업무특수한 경우라고 믿고싶지만, 은근히 많더군요. 이해는 갑니다. 사람 모인 곳에 어찌 당파가 없을 수 있겠습니까. 라인도 있고, 야당도 있고 여당도 있고 제3당도 있고 많죠. 문제는 자꾸 이러한 인간적관계가 업무에 영향을 미친다는 것입니다. 예를 들어 우리 팀장이 좀 호구같다고 칩시다. 난 오히려 옆 팀의 이사겸 팀장님이 더 좋습니다. 그래서 우리 팀장이 준 일은 미뤄놓고 옆 팀에서 부탁한 일 먼저 처리하고 있습니다. 우리 팀장이 나를 혼냅니다. 난 빡쳤습니다. 그래서 옆에 이대리랑 옥상에서 담배를 피며 말했죠."아 진짜 존나 일도 못하면서 성깔은..아놔"이대리는 거듭니다. 왜냐면 나와 친하니까요"진짜 저 사람은 어떻게 일할려나 모르겠음.. 이번 것도 분명 말아먹을 기센데." 우린 한 당파가 되어 팀장을 깝니다. 그리고 그의 지시를 자꾸 누락하고 미루고 안하죠. 대강하거나. 취합해야 하는 입장에선 자꾸 공백이 생긴 결과물들이 올라옵니다. 하지만 일을 만들긴 만들어야 하니 또 야근을 해야하죠. 야근을 하고 혼자 취합을 하게 되면 실수가 생깁니다. 실수는 문제를 야기하고 문제는 손해로 이어지죠. 손해의 책임은 간부가 1차 타격을 입습니다. 이것도 어불성설입니다. 사실. 수평적 문화라면 책임도 동등하게 가져가야 하는 것이 이치상 맞습니다. 내 기여도만큼의 보상을 받는 만큼, 내 손실분에 대한 타격을 입는 것 또한 수평적 문화의 특징입니다. 특히 성과지표가 분명한 프로젝트 기반의 업무에선 더욱 그러하죠. 어쨋든 팀장은 멘붕이 되고 윗 선에게 심하게 깨집니다. 직원들은 그걸 또 팀장의 탓으로 돌립니다. 물론 이 과정에서 팀장이 잘했다는 얘긴 아닙니다. 애시당초 팀 관리에 문제가 있기도 했겠죠. 하지만 그것을 마냥 팀장이나 간부에게 당신의 리더쉽 탓입니다라고 전가시키기엔 직원들도 결국 마찬가지 수준이었습니다. 업무분장은 어떻게 할까.업무분장의 문제가 해결된다면 전세계 모든 대학교의 조별과제의 악몽이 해결되는 기적이 일어날 수 있을 것입니다. 또한 대부분의 기업의 효율성이 개선되고 생산성이 극대화되어 이 지긋지긋한 장기침체가 끝날 지도 모르겠습니다. 심지어 저도 팀원들과 일을 했을 때, 직원이 있었을 때, 협력업체와 일할 때 등등... 여러 케이스를 겪어봤지만 정확한 정답을 찾지 못했습니다. 다만 소기의 성과와 부작용들을 체험하면서 이건 이럴 때 좋고 이럴 때 좋지 않구나...라는 정도를 짐작할 따름입니다. 그러니 업무분장의 옳은 방법이라기 보단, 뻔하지 몇 가지 유의사항을 중심으로 적어보겠습니다.1. 적어도 분장회의는 심각하게.프로젝트플랜을 짜고, 각자 업무를 나누는 회의를 할 텐데. 전 개인적으로 이 회의를 대충하지 말자는 주의입니다. 조금 과장해서 하루 전체를 그 업무분장 회의에만 써도 괜찮습니다. 하루는 정말 고생하겠지만, 이 후의 확인, 취합, 업무상황 진행 등 모든 전반의 업무효율이 극단적으로 올라갑니다. 다들 그 시트의 데드라인을 맞추기위해 노력하고, 모두가 어떤 상황이 어떻게 돌아가는 지 이해하고 있는 상황이 됩니다. 단, 그 하루동안 해야 할 일이 있습니다. 직원들의 성향파악현재 업무 재정리각자 업무속도 계산프로젝트 기간 내 개인사, 사내일정 스케쥴링정/부 인원 지정보고체계 확립프로젝트 개괄 프레젠테이션상세 업무공유개인별 목표설정 및 평가지표 설정개인별 업무일정 짜기취합 후 프로젝트 플랜시트 제작완성된 플랜시트 피드백적어도 이 부분들은 순서대로 아주 치밀하게 결론을 내는 회의시간이었으면 합니다. '너 일 뭐 있지? 너가 이거 할래?' 이런 식의 분장이 되지 않았으면 좋겠습니다.2. 미달성의 책임은 분명히실무자를 위한 것이기도 합니다. 방관자의 심리의 주된 원인은 책임의 분산입니다. 다수가 존재하는 만큼 해당 이슈에 대한 책임이 분산되며 나에겐 피자 위에 뿌려진 올리브만큼의 책임감만이 스윽 주어지게 되는데 그 정도는 그냥 자기합리화나 집안일핑계로 거뜬히 쳐낼 수 있는 수준의 것들입니다. 이런 식으론 어떤 것도 이루어지지 않습니다. 위 회의에서 개인별 목표설정, 평가지표 설정은 정말 중요한 데 해당목표의 미달성시 어떤 핸디캡을 받고 어떤 책임을 질 것인지도 명확하게 지정하는 것이 좋더군요. '반드시 해내야 한다'는 적당한 압박감은 실패시의 합리화나 책임전가를 막고 외부요인으로 부터 그 핑계를 찾는 사태를 줄여줍니다. 아킨(R.M.Arkin)과 바움 가드너(A.H.Baumgaerdener)의 셀프핸드캐핑 실험에서 증명된 것과 같이 말이죠.3. 업무량은 내 처리수준의 +15%, 데드라인은 항상 -1일긍정적인 마인드와 열정, 화이팅, 돈독한 애사심은 훈훈한 분위기에는 좋을 지 몰라도 업무처리능력과는 별개의 문제입니다. 업무를 완성시키고 직원들을 고무시키고 싶다면 편하고 쉬운 일을 주는 것이 아닙니다. 항상 내가 해결할 수 있는 한계치의 적당량 이상의 어려운 과제, 적당히 급한 데드라인의 선을 지키는 것이 중요합니다. 일의 속도감과 성취감은 '일을 끝냈다!' 에서 오는 것이 아니라 '그 일을 해냈다!' 에서 오는 것이기 때문이죠. 에드워드 데시와 리차드 라이언의 자기결정이론중 인지평가이론(Cognitive Evaluation Theory)을 참조해보면 좋을 듯 합니다.4. 일관성!!1번에서 그렇게 심각하게 회의를 했으면, 중간에 그걸 엎지마세요. 회사 일이란 게 워낙 심각하고 급박하게 돌아가는 것이 많으니 변동과 이슈가 많은 것은 사실입니다. 하지만, 급하니까 너 그거 다 멈추고 이것부터 해! 라고 하는 것은 그냥 파국급행열차 티켓을 끊어 손잡이에 매달린 채 목적지까지 달려가렴. 이라는 소리와 같습니다. 어차피 업무분장회의에서 나왔던 그 일도 해야 하잖아요?? 중간에 일이 들어오면 차라리 경매를 붙여서 스스로 업무량을 조절할 수 있게 하던가, 아니면 다시 전사회의를 거쳐 양해를 구하고 전체플랜에 대한 수정을 전사공지합니다. 정보의 제한과 이해의 부족은 아주 사소한 실수와 그냥 던지는 작은 일조차도 '불신의 씨앗'으로 변하게 합니다. 적어도 우리가 그 날 열심히 만들었던 그 회의는 결코 변하지 않는다라는 일관성과 고집이 있어야 추후에 평가, 책임, 보상 때도 신뢰감이 있는 것입니다. 중간에 자꾸 말바뀌고, 일 틀어버리고, 맡기겠다고 했으면서 계속 간섭하고, 불필요한 과정을 자꾸 삽입해서 보고를 위한 보고를 만들어내면 추후에 그 모든 책임은 다 관리자 본인이 지셔야 합니다. 5. 모든 과정은 결과후에 복기한다.불만이 쌓이는 것은 무서운 일입니다. 그러나 그 불만을 그 때 그 때 터뜨리는 것도 업무에선 그리 좋은 방향은 아닙니다. 물론 순간순간 해결될 수 있는 사안이라면 당장 커피와 함께 멱살을 잡든 엎어치면 되겠지만 대부분의 업무방향은 시스템적인 수정을 필요로 합니다. 때문에 실시간으로 문제해결을 하다간 일이고 나발이고 흐르는 물 막느라 아무것도 못하는 상황이 됩니다. 일단 프로젝트를 끝내는 게 급선무입니다. 단, 일 하나가 끝나고 업무분장된 결과물이 등장하고 난 후 반드시 평가회의를 하시길 추천드려요. 그리고 그간의 모든 일들을 하나하나 정리하면서 복기하셔야 합니다. '아 모두 수고했구요, 참치먹읍시다아~' 이게 아니고... 처음에 하루종일 회의하듯 정말 냉철하고 싸울 듯한 회의가 되어야 해요. 단 회의의 결과는 뭔가 명확한 솔루션을 들고 끝나야겠죠. 안 그러면 감정싸움만 될테니까요.업무분장은 대표입장에서도, 실무자입장에서도 정말 어려운 일입니다. 서로가 서로에 대한 이해가 없이는 일을 할 수도 나눌 수도 합칠 수도 없으니까 말이죠. 자유롭게 서로의 일을 그냥 알아서 하면 얼마나 좋을까요? 각자 일을 찾아서 하는 유토피아같은 사무실 말입니다. 인간은 자유라는 환경이 주어졌을 때 함께 공포를 느낀다고 합니다. 아무런 책임이 없는 상태에선 본능이 가장 먼저 튀어나오고, 애사심이나 업무에 대한 객관적인 판단보단 내 자존심과 타인에 대한 경계심, 심리적관계가 더 먼저입니다. 회사에 들어와서 책상에 앉아 일을 하고 있다고 해서 뭔가 갑자기 일하는 로봇이 되는 것은 아니니까요. 업무분장은 이러한 사람들의 특성을 충분히 고려해야 합니다. 배려할 부분을 배려하고 억압할 부분은 강력하게 억압해야 합니다. 책임과 도전에 따른 보상과 벌도 있어야 합니다. 납득할 만한 이해와 협의도 거쳐야 하며 먼 발치에서 어떤 식으로 누가 무슨 일을 하는 지 확인도 종종 해야합니다. 그냥 '너가 화장실 청소 해.' 라며 던진다고 끝날 문제는 아니라는 것이죠.우리 사무실의 화장실청소는 어떻게 분장되어 있나요? 누가 하고 있나요? 어떻게 그것을 담당하게 되었나요. 만약 그 사람이 청소를 하지 않는다면 한 달 뒤 화장실의 모습은 어떻게 될까요. 회사와 비즈니스는 모두의 손을 거쳐 만들어집니다회사와 비즈니스는 모두의 손을 거쳐 만들어집니다. 사무실부터 작은 앱아이콘, 메뉴텍스트까지 누구 하나의 손이 닿지 않은 곳이 없죠. 모두가 사람이 만들어야 하는 것입니다. 과연 우리 회사엔 누구의 어떤 손길이 얼마나 닿아있는 지 한 번쯤 돌아보는 시간을 가져보는 것도 의미있을 것 같습니다. :)

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